|
AI. ACTIVITĂŢI DE MANAGEMENT
Activitatea de management este o activitate continuă care se derulează pe perioada întregului proiect, mai exact pe o durată de 22 de luni. Această activitate include un număr de 19
sub-activităţi. Sunt descrise în detaliu toate activităţile de management implementate până acum.
I.1.1Angajarea managerului de proiect şi a echipei de proiect;
Această activitate a fost derulată de Beneficiar pe parcursul lunii 1 şi lunii 2 de proiect, mai exact lunile iunie şi iulie 2010. În cadrul acestei activităţi consilierul
juridic a conceput şi elaborat modelul de convenţie civilă şi decizia individuală de angajare a întregului personal de implementare a proiectului. Fiecare membru al echipei de implementare a depus la
secretariatul beneficiarului dosarul personal în vederea întocmirii angajării. S-a întocmit organigrama proiectului. S-au semnat documentele de angajare a fiecărui membru al echipei de implementare.
A I.1.2 Contactarea beneficiarilor şi a membrilor grupului ţintă;
Această activitate a fost derulată de Beneficiar pe parcursul lunii 1 şi lunii 2 de proiect, mai exact lunile iunie şi iulie 2010. A fost contactat grupul ţintă din cele 9
grădiniţe implicate în proiect, şi anume: grădiniţa PP14 Arad, grădiniţa PP15 Arad, grădiniţa Ineu, grădiniţa Fântânele, grădiniţa Vinga, grădiniţa Sebiş, grădiniţa Nădlac, grădiniţa
Sântana, grădiniţa Chişineu Criş. Fiecare membru al grupului ţintă a întocmit si semnat Formularul de înregistrare a grupului ţintă. S-a semnat de asemenea Declaraţia privind acordul de utilizare a
datelor cu caracter personal. Grupul ţintă îl reprezintă 98 de educatoare din judeţul Arad. Casa Corpului Didactic s-a înregistrat ca şi utilizator de date cu caracter personal la Autoritatea Naţională de
Supraveghere a Prelucrării datelor cu Caracter Personal.
I.1.3 Elaborarea planului operaţional de lucru (anul 1)
Această activitate a fost derulată de Beneficiar pe parcursul lunii 1 şi lunii 2 de proiect, mai exact lunile iunie şi iulie 2010. În vederea unei bune organizări şi
eficientizări a derulării proiectului, echipa de management a elaborat planului operaţional pentru anul 1 de proiect. Structura planului operaţional cuprinde următoarele coloane: Activitatea, Responsabil
activitate, Termen de îndeplinire activitate, Rezultat aşteptat, Sursa/locul unde se găseşte rezultatul, Resurse materiale necesare activităţii. Fiecare responsabil a întocmit propriul plan operaţional pe
categorii de activităţi. Acest plan operaţional reprezintă principalul instrument de lucru şi control al progresului activităţilor pentru fiecare responsabil în parte.
I.1.3 Elaborarea planului operaţional de lucru (anul 2);
Această activitate a fost derulată de Beneficiar pe parcursul lunii 1, anul 2 de proiect. Planul operaţional de lucru a fost elaborat de echipa de management pentru o bună organizare şi eficientizare a
derulării proiectului în anul 2. În cadrul întâlnirilor de lucru, echipa de management s-a stabilit păstrarea structurii planului operaţional din anul 1, s-au distribuit responsabilităţile de întocmire,
regulile de întocmire a acestuia, termene de realizare. Structura planului operaţional cuprinde următoarele coloane: Activitatea, Responsabil activitate, Termen de îndeplinire activitate, Rezultat aşteptat,
Sursa/locul unde se găseşte rezultatul, Resurse materiale necesare activităţii. Fiecare responsabil a întocmit propriul plan operaţional pe categorii de activităţi. Planurile sub formă de draft au fost
analizate, discutate, modificate dacă a fost cazul, în cadrul întâlniriide lucru din luna 1 anul 2. Planul operaţional a fost definitivat de către fiecare responsabil şi predat managerului de proiect. Acest
plan operaţional reprezintă principalul instrument de lucru şi control al progresului activităţilor pentru fiecare responsabil în parte.
I.2.1 Elaborarea strategiei de monitorizare si evaluare;
Această activitate a fost derulată de Beneficiar pe parcursul lunii 2 şi lunii 3 de proiect, mai exact lunile iulie şi august 2010. Responsabilul cu monitorizarea şi evaluarea
a întocmit strategia de monitorizare şi evaluare a proiectului, realizându-se pe domenii şi activităţi specifice ale proiectului. Abordarea propusă în strategie a fost o abordare piramidală a procesului de
monitorizare şi evaluare pe obiective, activităţi, indicatori. În strategie sunt incluse următoarele aspecte: Stabilirea unei date la începutul fiecărei luni în care să fie finalizate rapoartele;
Modalitatea de comunicare şi transmitere a rapoartelor între membrii echipei; Modalitatea stabilirii feed-backului şi a măsurilor corective la nivel de proiect. Pentru a avea o monitorizare eficientă a fost
realizat un ghid de monitorizare, ca instrument suport pentru responsabilii pe domenii de activitate. Ghidul prezintă modalitatea în care responsabilii de domenii vor colecta datele şi vor redacta rapoartele pe
domenii.
I.2.2 Elaborarea instrumentelor de monitorizare şi evaluare;
Această activitate a fost derulată de Beneficiar pe parcursul lunii 2 şi lunii 3 de proiect, mai exact lunile iulie şi august 2010.
Responsabilul cu monitorizarea şi evaluarea a întocmit următoarele instrumente: instrumentul de monitorizare şi evaluare lunară a activităţilor proiectului şi a fluxului financiar
al proiectului; instrumentul de monitorizare şi evaluare a obiectivelor şi indicatorilor proiectului; instrumentul de monitorizare şi evaluare a activităţii în centrele de resurse. Pentru monitorizarea şi
evaluarea activităţii în centrele de resurse s-a stabilit realizarea unui ghid pentru cadrele didactice, astfel ca activitatea de raportare să devină mai eficientă.
I.2.3 Desfăşurarea monitorizării şi evaluării interne
Această activitate este derulată de Beneficiar şi Partener naţional 1 începând cu luna 4 şi finalizând cu luna 12, pe anul 1 de proiect.
Această activitate constă în aplicarea instrumentelor de evaluare şi monitorizare tuturor responsabililor din cadrul proiectului pe categorii de activităţi. În urma aplicării şi
interpretării acestor instrumente, responsabilul cu evaluarea şi monitorizarea întocmeşte un raport trimestrial de evaluare şi monitorizare pentru primele trei luni ale derulării proiectului. Acest raport este
un document cumulativ care cuprinde principalele probleme/eşecuri sau succese din cadrul proiectului. Datele au fost colectate de la responsabilii pe domenii şi prezintă o oglindă a realizărilor proiectului pe
primul trimestru de derulare a acestuia.
Pe lângă rapoartele trimestriale sunt colectate date de la responsabilii pe domenii privind evoluţia lunară a proiectului. În rapoartele lunare de monitorizare se pune accent pe
modul de derulare a activităţilor (dacă sunt sau nu în concordanţă cu graficul iniţial). Se urmăreşte evoluţia contractului, adică în ce măsură acesta a fost modificat de notificări sau acte
adiţionale şi totodată prezintă o oglindă a fluxului financiar.
I.3.1 Elaborare de afişe şi pliante de promovare a proiectului;
Această activitate a fost derulată de Beneficiar pe parcursul lunii 1 şi lunii 6 de proiect, mai exact lunile iunie şi noiembrie 2010. Activitatea a debutat cu studierea
manualului de identitate vizuală de către întreaga echipă de management, cu precădere de către responsabilul cu promovarea şi diseminarea. S-a creat sigla proiectului. În vederea pregătirii conferinţei de
lansare a proiectului s-au realizat conţinutul afişului şi al pliantului. Au fost tipărite un număr de 100 de seturi de pliante şi afişe, distribuite participanţilor la conferinţa de lansare, instituţiilor
din comunitate, partenerilor naţionali, tuturor grădiniţelor din judeţ. S-a solicitat şi primit aprobarea pentru materialele promoţionale de proiect de la OIPOSDRU.
I.3.2 Conferinţă de lansare proiect;
Această activitate a fost derulată de Beneficiar, partener naţional 1, partener naţional 2, partener naţional 3 pe parcursul lunii 2 mai exact în data de 5 iulie 2010. Au
existat mai multe acţiuni premergătoare acestei activităţi: s-a rezervat sala pentru conferinţa de lansare (sala festivă a Consiliului Judeţean Arad); elaborare invitaţii; lansarea invitaţiilor tuturor
factorilor interesaţi din comunitatea locală, s-a pregătit conţinutul prezentării power point şi s-a lansat invitaţia de participare în presa locală. S-a transmis un comunicat de presă, iar doamna
director/manager de proiect a participat la o emisiune televizată la postul local de televiziune, InfoTV Arad.
La conferinţa de lansare a proiectului a fost prezent un număr de 80 de persoane, reprezentanţi ai autorităţilor locale, ai universităţilor arădene, ai partenerilor din proiect,
ai unităţilor de învăţământ preşcolar implicate în proiect, membri ai grupului ţintă, echipa de implementare. Doamna director a CCD/manager de proiect a prezentat cuvântul de bun venit, a prezentat
proiectul cu ajutorul unei prezentări în power point-ului: obiective, activităţi, finanţare, rezultate, grup ţintă. A fost prezentată echipa de management şi echipa de implementare. Au luat cuvântul
reprezentanţii instituţiilor prezente.
I.3.3 Emisiuni TV pe tema educaţiei timpurii;
Această activitate s-a derulat în luna noiembrie de către beneficiar şi de către cei trei parteneri. Emisiunea televizată a avut loc în data de 26 noiembrie 2010 la postul
local West TV. Obiectivul acestei emisiuni a fost prezentarea activităţilor din primele 6 luni de derulare a proiectului. La această emisiune au participat următorii: managerul de proiect, 1 formator şi 1
membru al grupului ţintă. Filmarea a avut loc la sediul Casei Corpului Didactic, mai exact la centrul de resurse înfiinţat prin proiect din cadrul Casei Corpului Didactic.
I.3.4 Articole în presa locală, revista învăţământului preşcolar din judeţul Arad şi cea naţională
Această activitate s-a derulat în luna iunie şi în luna noiembrie de către beneficiar şi de către cei trei parteneri.
Articolele apărute în presa locală sunt:
05.07. 2010 Comunicat de presă – Educatoarele din judeţul Arad se perfecţionează prin proiectul „Educaţie timpurie pentru toţi”
06.07.2010 Glasul Aradului – Finanţare europeană de aproape 1,3 milioane de lei pentru învăţământul preşcolar arădean
06.07.2010 Observator – Casa Corpului Didactic a lansat proiectul „Educaţie timpurie pentru toţi”
06.07.2010 Presa online www.edumanager.ro Proiect de perfecţionare a educatoarelor la Arad
06.07.2010www.aradon.ro finanţare europeană de aproape 1,3 milioane de lei, pentru învăţământul preşcolar arădean
I.3.5 Website-ul proiectului
Această activitate s-a derulat începând cu luna septembrie 2010 şi se derulează pe tot parcursul primului an de proiect. Activitatea este implementată de către beneficiar.
Pagina web conţine: obiectivul general, obiectivele specifice, grupul ţintă al proiectului, grădiniţele implicate în proiect, nevoile grupului ţintă, beneficiile pentru grupul
ţintă, rezultatele aşteptate, descrierea partenerilor, bugetul proiectului, activităţile derulate în cadrul proiectului. Pagina web respectă elementele de identitate vizuală.
I.4.1 Elaborarea planului de achizitii anual;
Această activitate s-a derulat în luna iunie 2010 şi a fost implementată de către beneficiar.
S-a întocmit planul de achiziţii pentru anul 1 de proiect.
I.4.1 Servicii de formare de formatori –subcontractare;
Această activitate a Beneficiarului s-a derulat pe parcursul primelor 4 luni de proiect.
În vederea derulării cursului de formator pentru 25 de educatoare din grupul ţintă s-a sub-contractat acest serviciu. Ţinând cont de nota de fundamentare şi de specificaţiile
tehnice cerute, s-au studiat ofertele existente pe SEAP, alegându-se firma care a corespuns cel mai bine specificaţiilor tehnice. S-au solicitat de asemenea încă două oferte de preţ pentru a alege şi compara
cea mai bună ofertă în acest sens.
I.4.1 Elaborarea planului de achizitii anual (anul 2);
Activitatea s-a derulat în luna 1, anul 2 de proiect. Responsabilul financiar şi expertul contabil au stabilit structura planului de achiziţii. Au întocmit planul de achiziţii sub formă de draft. Acesta a
fost analizat împreună cu managerul de proiect. S-a întocmit forma finală a planului de achiziţii pentru anul 2 de proiect
I.4.2 Servicii de cazare, masa, transport pentru programul de formare acreditat de solicitant
Această activitate este derulată de către Beneficiar pe parcursul lunilor 5,6,7,8,9,10,11 de proiect. S-a întocmit nota de fundamentare şi specificaţiile tehnice pentru
activitatea Servicii de cazare, masă, transport pentru programul de formare acreditat, acestea fiind în concordanţă cu proiectul nostru şi ţinând cont de specificul acestuia. Se vor studia ofertele existente
pe SEAP, alegându-se firma care corespunde cel mai bine specificaţiilor tehnice.
I.4.4 Achiziţii de mobilier;
Activitatea se derulează în lunile 2 şi 3 din anul 2 de proiect. Responsabilul financiar a întocmit nota de fundamentare şi specificaţiile tehnice pentru achiziţia de mobilier. S-au solicitat oferte de preţ
în funcţie de specificaţiile tehnice pentru această achiziţie.
I.4.5 Achiziţii de consumabile
Această activitate revine beneficiarului şi se derulează pe parcursul lunilor 3,4,5,6,7,8,9,10,11,12. S-a întocmit nota de fundamentare şi specificaţiile tehnice pentru
această activitate, aceasta fiind în concordanţă cu proiectul nostru şi ţinând cont de specificul acestuia. Ţinând cont de nota de fundamentare şi de specificaţiile tehnice cerute, s-au studiat ofertele
existente pe SEAP, alegându-se firma care a corespuns cel mai bine specificaţiilor tehnice. S-au solicitat de asemenea încă două oferte de preţ pentru a alege şi compara cea mai bună ofertă în acest sens.
I.4.8 Achiziţii servicii auditare
Această activitate s-a derulat pe parcursul lunilor 4 şi 5 de către beneficiar.
S-a întocmit nota de fundamentare şi specificaţiile tehnice pentru această activitate, aceasta fiind în concordanţă cu proiectul nostru şi ţinând cont de specificul acestuia.
Ţinând cont de nota de fundamentare şi de specificaţiile tehnice cerute, s-au studiat ofertele existente pe SEAP, alegându-se firma care a corespuns cel mai bine specificaţiilor tehnice. S-au solicitat de
asemenea încă două oferte de preţ pentru a alege şi compara cea mai bună ofertă în acest sens.
.I.5 Auditarea
Activitatea de auditare revine Beneficiarului pe parcursul lunilor 6,7,8,9,10,11,12 din cadrul primului an de proiect. Această activitate a fost subcontractată.
II.2.1 Dotarea a 10 centre zonale de resurse pentru educatie timpurie in cele 9 gradinite din proiect si 1 centru de sprijin si asistenta in institutia solicitantului;
Activitatea s-a derulat pe parcursul lunilor 1 şi 2 din anul 2 de proiect. Activitatea a constat în distribuirea efectivă în grădiniţe şi în centrul de resurse creat la CCD a echipamentelor IT, mai exact
laptop, multifuncţională, videoproiector, cameră video, flipchart. În acest sens s-au întocmit documentele de recepţie a mărfii şi de predare - primire către cele 9 grădiniţe din proiect.
II. 4.4 Tipărire broşuri pe tema educării copiilor cu nevoi speciale;
Activitatea se derulează în lunile 1,2,3 din anul 2 de proiect. Responsabilul financiar a întocmit nota de fundamentare şi specificaţiile tehnice pentru achiziţionarea servicilor de tipărire pentru cele 5
broşuri realizate în cadrul acestui proiect, şi anume: Broşura tulburări de limbaj, Broşura tulburări de comportament, Broşura dificultăţi de învăţare, Broşura tulburări afective, Broşura ADHD. S-au
căutat pe SEAP cele mai bune oferte care corespund cerinţelor şi specificaţiilor tehnice. Urmează alegerea ofertei, contactarea firmei şi tipărirea fiecărei broşuri într-un tiraj de 300 de exemplare.
Aceste broşuri vor fi distribuite în toate grădiniţele din judeţul Arad. Menţionăm că cele 5 broşuri ce urmează a fi tipărite respectă elementele de identitate vizuală.
|
